Berkenalan dengan WO: Struktur Organisasi Wedding Organizer dan Tugasnya

Jasa wedding organizer saat ini semakin banyak diminati oleh para calon pengantin yang sedang mempersiapkan acara pernikahan. Meski mereka memiliki peran yang cukup penting dan krusial dalam kesuksesan acara pernikahan, sebagian dari kita mungkin belum cukup mengenal apa itu WO serta bagaimana struktur organisasi wedding organizer dan tugasnya.

Nah untuk mengenal tim yang akan membantu mempersiapkan pernikahan Passioners lebih jauh, berikut struktur organisasi wedding organizer dan pembagian tim yang biasanya digunakan dalam mengatur dan mengorganisir acara pernikahan.

Baca juga: Apa Itu Wedding Organizer? Berikut Pengertian dan Tugasnya!

Struktur Organisasi Wedding Organizer dan Tugasnya

Wedding organizer biasanya terdiri dari beberapa orang atau tim yang memiliki tugas yang berbeda-beda. Nantinya mereka akan berkoordinasi satu sama lain untuk mempersiapkan acara pernikahan mulai dari konsep hingga resepsi pernikahan berakhir. Secara lebih rinci, berikut struktur organisasi wedding organizer dan tugasnya.

1. Manager

Manager merupakan bagian dari tim WO yang memiliki wewenang paling tinggi. Pada beberapa wedding organizer, posisi ini biasanya dimiliki oleh owner dari WO tersebut. Tugas mereka biasanya adalah menentukan jadwal rapat dalam rangka mempersiapkan acara pernikahan, menentukan dealing harga dengan klien, serta memutuskan siapa saja yang akan bertugas saat hari-H pernikahan.

2. Admin/Sekretaris

Admin atau sekretaris biasanya memiliki tugas untuk membuat jadwal rapat dengan klien, mulai dari koordinasi awal hingga rapat finalisasi. Selain itu, admin juga memiliki tanggung jawab untuk membuat jadwal meeting dengan tim pelaksana, invoice, merekap data produksi event, serta mengingatkan klien akan jadwal meeting.

3. Project Officer

Struktur organisasi wedding organizer dan tugasnya yang selanjutnya akan kita bahas adalah project officer. Mereka memiliki tugas untuk menyusun alur acara pernikahan, berkoordinasi dengan vendor-vendor yang terlibat dalam acara pernikahan, serta melakukan koordinasi dengan client.

Selain itu, project officer juga turut menentukan siapa saja yang akan bertugas sebagai tim pelaksana yang akan bekerja saat hari-H, namun tentunya dengan persetujuan manager.

4. Persiapan Perlengkapan

Sesuai dengan nama yang dimilikinya, tim persiapan perlengkapan atau perkap bertugas untuk mempersiapkan perlengkapan yang akan digunakan saat hari-H seperti dekorasi, audio, catering, dan lain-lain. Sedangkan sebelum acara, mereka memiliki tugas untuk mempersiapkan keperluan meeting, serta membuat MoM rapat.

5. Marketing/Pemasaran

Sedikit berbeda dengan tim dalam wedding organizer lainnya yang bertugas mempersiapkan acara pernikahan sedari awal, tim marketing memiliki tanggung jawab untuk menarik perhatian klien akan barang dan jasa yang dimiliki oleh mereka. Selain itu, mereka juga bertugas untuk melayani pertanyaan yang diajukan calon klien mengenai jasa atau layanan yang ditawarkan.

6. Tim Pelaksana

Tim pelaksana merupakan mereka yang akan Passioners temui saat hari-H acara. Tim ini biasanya akan dibagi dalam beberapa bagian sesuai dengan keahliannya. Berikut rincian tim pelaksana dalam struktur organisasi wedding organizer dan tugasnya.

Leader atau Tim Mobile

Leader merupakan sosok yang bertanggung jawab untuk memimpin dan memberikan keputusan penting saat acara berlangsung. Oleh karena itu, leader biasanya akan berpindah dari satu tempat ke tempat lain untuk memastikan bahwa semuanya berjalan sesuai dengan rencana. Hal inilah yang kemudian membuatnya seringkali disebut sebagai tim mobile.

Penerima Tamu

Saat Passioners menghadiri acara pernikahan, penerima tamu merupakan tim WO pertama yang akan Passioners temui. Tim ini bertugas untuk mengarahkan tamu serta membuat mereka nyaman saat acara berlangsung.

Pendamping Pengantin

Dalam pembahasan struktur organisasi wedding organizer dan tugasnya, pendamping pengantin merupakan salah satu posisi yang sangat krusial dalam sebuah acara pernikahan. Mereka harus selalu siap siaga untuk membantu pengantin terkait apa saja yang harus dilakukan saat hari-H.

Tidak hanya itu, tim ini juga memiliki tanggung jawab untuk mengurus keperluan pribadi kedua mempelai seperti menyediakan makan dan minum serta menjaga barang-barang pribadi pengantin tetap aman.

Area Pelaminan atau Stopper

Saat acara pernikahan, seluruh tamu undangan tentu sangat antusias untuk bertemu dan berfoto bersama pengantin. Hal ini tidak jarang membuat area pelaminan dipenuhi oleh mereka yang sedang antri untuk bersalaman atau berfoto bersama kedua mempelai.

Nah untuk mencegah hal tersebut, tim WO biasanya akan menugaskan satu atau dua orang untuk siaga di area pelaminan. Mereka bertugas untuk mengatur jalannya proses salam dan foto sehingga area pelaminan tetap aman dan enak dipandang.

Konsumsi

Konsumsi seringkali menjadi bagian yang paling penting dalam acara pernikahan. Oleh karena itu, tim konsumsi merupakan bagian yang sangat penting dalam sebuah struktur organisasi wedding organizer. Mereka bertugas untuk memastikan menu dan porsi konsumsi sudah sesuai dengan yang dipesan oleh pengantin. Hal ini berlaku untuk semua jenis makanan mulai dari prasmanan, food stall, dessert, hingga minuman.

Perlengkapan

Tim perlengkapan saat acara pernikahan bertanggung jawab untuk mengatur dan berkoordinasi dengan vendor hiburan, sound system, hingga photobooth. Selain itu, tim ini juga turut membantu untuk memastikan acara berjalan dengan baik dan lancar.

Nah berikut adalah penjelasan mengenai struktur organisasi wedding organizer dan tugasnya. Namun struktur organisasi ini juga bisa berbeda antara WO satu dengan yang lain. Oleh karena itu, pastikan Passioners memahami dengan baik layanan apa saja yang ditawarkan oleh WO serta siapa saja yang akan bertugas saat hari-H agar acara bisa berjalan dengan lancar.

Temukan Cincin Nikah Terbaik di Passion Jewelry

Meski hampir semua persiapan pernikahan akan dibantu oleh pihak wedding organizer, ada satu hal dalam pernikahan yang harus ditentukan secara pribadi oleh Passioners dan pasangan yaitu cincin nikah.

Memilih cincin nikah merupakan keputusan yang sangat penting dan berarti karena cincin tersebut akan menjadi simbol cinta dan komitmen yang Passioners gunakan seumur hidup.

Oleh karena itu, untuk memastikan bahwa cincin Passioners memiliki kualitas terbaik, pastikan Passioners membeli cincin nikah di Passion Jewelry yang memiliki koleksi cincin dengan berbagai pilihan model, desain, hingga batu permata.

Tidak hanya memiliki tampilan yang mewah dan elegan, koleksi cincin dari Passion Jewelry juga memiliki makna mendalam yang membuatnya sebagai pilihan yang sempurna untuk cincin pernikahan.

Berbagai koleksi cincin nikah dari Passion Jewelry ini bisa Passioners dapatkan dengan mengunjungi toko perhiasan Passion Jewelry secara langsung maupun dengan melihat katalognya dan melakukan pembelian secara online dengan aman melalui www.passionjewelry.co.id.